Voorwoord

Auteur: CorVerm

Sociale netwerksites? Ik heb er helemaal niets mee en vind er ook niks sociaals aan. Onderlaatst werden wij uitgenodigd om deel uit te gaan maken van Facebook en omdat het een hele goede bekende betreft zijn wij op dat aanbod ingegaan. Nu scheelt het dat die kennis ergens in het Zuid-Duitse woont. Vandaar dat we dachten dat onze deelname aan dit “sociale” gebeuren enige grond had. Tot onze grote verrassing en ongenoegen begon onze schoondochter vanaf haar mobieltje voor te lezen wat onze kennis aan ons geschreven heeft. Je snapt dat we ons direct hebben afgemeld bij dit “sociale” gedoe.

Heb jij nog van die of die gehoord hoe het in het ziekenhuis is afgelopen? Nee, maar ik heb op Hyves gelezen dat… Het gaat in dit geval niet over de één of andere vage verre bekende, maar over eigen familie. We gaan lekker “sociaal” met elkaar om toch? Het minste dat je doet in zo’n geval is even de telefoon pakken lijkt mij. Dan hoor je iemands stem, dan heb je contact. Dan kun je direct je belangstelling in de persoon en medeleven met de persoon kenbaar maken.

Maar goed, ieder zijn meug zullen we maar zeggen. Als je het prettig vindt om via welke “sociaal” netwerk “sociale” contacten te onderhouden, ga gerust je gang. Maar mij niet gezien, ik heb daar geen behoefte aan. Ik bel wel.

Welkom femke98

Auteur: Redactie

We kennen haar al wat langer van haar artikelen over Ubuntu en wat daarmee samenhangt. Het verheugt ons te kunnen melden femke98 als redactielid te mogen verwelkomen. Angela, welkom en veel plezier in ons team toegewenst! We gaan voor een goede en prettige samenwerking.

Commodore 64 nieuw leven ingeblazen

Auteur: jackall

Wat minder bekende functies in Excel

Auteur: CorVerm

Advertentie

Helpmijdag 2011

Op zaterdag 4 juni 2011 is er weer een Helpmij.nl dag! Een ieder is bij deze van harte uitgenodigd om deze dag met andere Helpmij-ers mee te beleven. Wie zitten er achter die ontelbare berichten die dagelijks weer in het Helpmij.nl forum gepost worden?

De locatie is open om 12.30 uur en je bent rond die tijd van harte welkom. De koffie en thee staan klaar om je feestelijk te ontvangen. Kom en ontmoet elkaar om eens gezellig bij te kletsen. Na de koffie viert de gezelligheid hoogtij, de dag wordt rond 16.30 uur afgesloten met een heerlijke barbecue.

De toegang voor leden van de vereniging Helpmij.nl is gratis, niet-leden betalen € 1.
Ter afsluiting van de dag gaan we genieten van een gezellige barbecue.

De Helpmijdag wordt gehouden in:  

Pand Schep van Ginkel Techniekweg 18 3542 DS te Utrecht

Aanmelden voor de Helpmijdag kun je hier doen, let erop dat je aangeeft of je mee wilt barbecueën.

Interview

Auteur: mumzel

Deze maand het verhaal van Octafish, één van de nieuwe redacteuren van de nieuwsbrief. Bij zijn entree in de redactie plaatste hij het volgende:

Misschien is het wel aardig om iets over mezelf te vertellen, want zoveel heb ik nu ook weer niet in mijn profiel staan...

Ik ben nog niet zo lang actief op Helpmij.nl, maar ondertussen wel redelijk fanatiek aan het worden. Uit mijn activiteiten zou je af kunnen leiden dat ik mij specialiseer op Access, maar dat is een (niet heel bewuste) schijnbeweging: ik ben redelijk allround in Office. En niet eens door een bewuste keuze, maar door een speling van het lot, zoals dat zo vaak gaat. Ik ben van huis uit namelijk fotograaf; het enige beroep waarvoor ik ooit een diploma heb gescoord. Bovendien heb ik ook jarenlang als (o.a. medisch) fotograaf gewerkt.

Zo rond 1985 kreeg ik mijn eerste pc (Tulip 8086, VGA scherm, 650 kB geheugen en een harde schijf van wel 20 MB en zowaar één van de eerste 3,5" schijfstationnetjes, naast de buigzame floppies) en begon het computervirus langzaam te groeien. Voor ik het wist zat ik in de gebruikersgroep van het ziekenhuis, en wist ik al snel meer dan de gemiddelde gebruiker van dBase III en WordPerfect 5.1.

En toen nam ik op een onzalig moment ontslag om voor mezelf als freelance fotograaf te gaan beginnen... Dat had ik dus beter niet kunnen doen: de klus die mijn carrière een droomstart had moeten geven, ging op het laatste moment niet door, en toen zat ik met veel tijd omhanden. Die heb ik gevuld door mijzelf als tekstverwerker te verhuren via uitzendbureau's, en zo her en der wat fotoklussen te doen. (je bent fotograaf of je bent het niet...)

Om een lang verhaal kort te maken: uiteindelijk kwam ik bij Broekhuis Training terecht op de afdeling cursusmateriaalontwikkeling, om de cursusboeken te controleren en door te lopen. Waarmee langzaamaan mijn Officekennis begon toe te nemen. Op een goede dag was er een docente ziek voor een cursus WordPerfect 5.1, en ben ik naar voren gestapt om haar te vervangen, waarna ik het lesgeven eigenlijk veel leuker vond dan achter een bureau zitten. Voor ik het wist, was ik fulltime trainer. Precies in de tijd dat zo'n beetje elk bedrijf overstapte van welk pakket dan ook naar Office (95 en 97 in die tijd). En dan krijg je uiteraard vanzelf meer kennis van de pakketten er in. Toen al vond ik de Access trainingen het leukst om te doen. En daarnaast heb ik ook nog wat cursusboeken mogen schrijven, wat ik eveneens prachtig vond.

Na een aantal jaren als trainer gewerkt te hebben, begon ik te vrezen dat de hausse wel eens zo'n beetje over kon zijn;  ik had BT zien groeien naar een vrij fors bedrijf, maar in het laatste jaar begonnen ze alweer te krimpen. Ik vond het tijd worden om te verkassen, ook al omdat ik wel eens wilde volgen wat mensen zoal doen met de kennis die je ze aanreikt; na een training zie je de mensen meestal niet meer, en je weet dus nooit of je wat bereikt hebt of niet. Ik wilde dus een andere functie.

Via databasebeheerder en applicatiebeheerder bij o.a. een woningcorporatie, ben ik nu functioneel applicatiebeheerder bij een stadsdeel van de gemeente Amsterdam. Daar beheer ik de Office applicaties (logisch...) en TOPdesk, waarmee je o.a. incidenten, bestellingen, reserveringen en wijzigingen kunt beheren. Een redelijk belangrijke applicatie dus voor de organisatie. Met zo'n 1200 medewerkers is er aan (Office) vragen geen gebrek, wat ik bij bijvoorbeeld de woningcorporatie met 65 mensen wel heb ervaren. In Amsterdam is er altijd wel een spreadsheetje te ontwikkelen, of een database te verbouwen of een nieuw Word-sjabloontje te maken, tussen de andere werkzaamheden door.

Access is ondertussen een behoorlijke tic voor mij geworden, omdat het zoveel uitdagingen biedt, en vooral mogelijkheden. En, binnen de standaard Office, ook één van de moeilijkste pakketten om te doorgronden. Maar ik maak dus ook heel veel (vba) oplossingen in Word, Excel en Outlook, als dat gewenst is.

Waarom ik zo actief ben op Helpmij.nl? Goede vraag... Waarschijnlijk heeft iedereen die meehelpt wel hetzelfde gevoel: je hebt bepaalde kennis, en die wil je overdragen op anderen. Dat was wat trainingen geven voor mij leuk maakte, dat is wat mijn werk leuk maakt, en dat maakt een forum leuk. Bovendien leer je er zelf ook van alles van: je komt op het forum vragen tegen voor problemen die je zelf nooit bedacht zou hebben, en om daar dan iets voor te kunnen bedenken, verrijk je jezelf ook weer!  En dat is natuurlijk prachtig!

Mijn vriendin en ik (1956) hebben bewust geen kinderen, We zijn alle twee gek van beesten, dus er lopen altijd wel een stuk of vier katten in huis, en ik heb een redelijke maat aquarium. In een volgend huis met grotere tuin willen we zeker kippen erbij.

Mij hobby’s zijn dus, zoals ook in mijn profiel staat, fotografie en muziek. Ik ben zelf met drummen begonnen, want dat vond ik toch wel heel erg leuk. Heb ook in bandjes gespeeld, daarna  heb ik mijn drumstel geruild voor een gitaarversterker, ook al omdat het ding teveel plek in beslag nam, en ik ben gitaar gaan spelen. Ook weer in een bandje. Momenteel doen we het wat rustiger aan, omdat ik al een jaar een vervelende schouderblessure heb, maar binnenkort hoop ik het weer wat serieuzer op te pakken. We zijn namelijk een rasechte rockopera aan het schrijven!

Bovendien kan ik uren naar muziek luisteren, prog-rock, van poolse bands en engelse bands, veel gitaargerelateerde muziek, wat overigens van alles kan zijn, van country-rock tot singer-songwriters, blues, uiteraard veel blues.

Zelf doe ik geen actieve sporten meer, al wordt er wel veel gewandeld, gefietst en soms hardlopen. Dus enigszins fit hou ik mezelf nog wel.

Vind ik schrijven leuk?  Ach, kijk naar de lengte van dit stukje.... Ik hoop er nog vele te mogen bijdragen!

Bedankt Michel voor je leuke verhaal dat in het echt twee keer zo lang was!

SEO en jouw website (deel 5)

Auteur: Storm

Vakantiefoto wedstrijd

Auteur: mumzel

Per 1 mei 2011 gaan we weer van start met een fotowedstrijd. Alleen niet geshopte foto’s worden in de beoordeling meegenomen. Het zou leuk zijn als op de een of andere manier het thema Helpmij.nl in de foto’s terugkomt, maar dat is geen voorwaarde.

De foto’s kunnen tot 15 september 2011 worden ingestuurd waarna de winnaars bekend zullen worden gemaakt. Nadere info volgt op deze site en in de volgende nieuwsbrief. Ook de te winnen prijzen worden dan bekend gemaakt.

Cursus Access Hoofdstuk 3

Auteur: OctaFish

In deze aflevering gaan we beginnen met het opzetten van de database. We beginnen met het importeren van een tabel. Vervolgens gaan we de tabellen maken op basis van de geïmporteerde tabel, en gaan we tabellen aan elkaar koppelen, zodat er zinvolle relaties tussen de tabellen ontstaan. Eerst gaan we echter de leerstof uit het vorige hoofdstuk uitwerken in een praktijk voorbeeld.

Tabellen maken en normaliseren

Vaak wordt een database gemaakt op basis van een Excel-bestand dat om verschillende redenen onhandelbaar is geworden, bijvoorbeeld doordat er teveel kolommen zijn ingevoegd, of dat de limiet van het aantal beschikbare rijen in beeld komt.

Excel is prima geschikt om een enkele tabel in te maken, maar voor echte database oplossingen is het toch minder geschikt. Als voorbeeld het Excel-werkblad dat als basis dient voor onze duikclub. Dit bestand kun je downloaden, om zelf te bekijken en te importeren in de volgende oefeningen. Het plaatje hieronder laat maar een deel van de records zien.

In het voorbeeld zie je een lijst van alle mensen die een duiktraining hebben gehad. Wat gelijk op valt, is dat de naamgegevens van de verschillende personen in elke rij herhaald worden. Er zijn meer kolommen, zoals de kolom Duikplaats, waarin gegevens vaker voorkomen. In het hoofdstuk over Normaliseren hebben we gezien, dat we voor herhalende gegevens liever aparte tabellen maken. Dat werk kun je doen in Excel, of in Access. Omdat dit een cursus Access is, doen we het uiteraard allemaal in Access. Je kunt bijvoorbeeld de volgende acties uitvoeren:

• De volledige tabel importeren in Access.
• Bedenken welke tabellen je kunt maken van het werkblad. Deze tabellen maak je op basis van Tabelmaak queries.
• Aan de nieuwe tabellen sleutelvelden toevoegen, bijvoorbeeld een Autonummerveld.
• Bijwerkqueries maken, waarmee je de gegevens in de tabellen bijwerkt.

We gaan deze techniek uitvoeren op de kolom [SoortTraining] uit het voorbeeldbestand Duikleden Trainingssheet.

Importeren van een Excel bestand met Kopiëren/Plakken

Allereerst importeren we een Excel werkblad in Access. In het Access forum topic dat bij deze cursus hoort vind je het bestand DuikLeden Trainingssheet.xls. Dit bestand gaan we importeren in een nieuwe database, en het zal dienen als basis voor de verdere cursus.

De makkelijkste manier is om het hele werkblad te selecteren, op <Kopiëren> te klikken, en in Access in het Tabelvenster op <Plakken>. Access vraagt dan of de tabel kolomkoppen heeft.

Klik op <Ja> om de kolomkoppen over te nemen, of op <Nee> als er geen kolomkoppen zijn geselecteerd. De tabel wordt nu geïmporteerd.

Importeren van een Excel bestand met de wizard Importeren

Een andere methode, die iets meer mogelijkheden biedt, is de Wizard Importeren. Hiermee doorloop je een aantal stappen, en kun je een aantal instellingen meegeven aan de nieuwe tabel.

1. In Office 2003:
   Klik met de rechter muisknop in het tabellenvenster, en kies uit het snelmenu <Importeren…>
   In Office 2007/2010:
   Menu <Externe gegevens>, <Excel>, <Brongegevens importeren in een nieuwe tabel>.
2. Blader naar de map waar het bestand staat, en kies het bestandstype Microsoft Excel
3. Geef aan of er kolomkoppen zijn, of laat deze optie uit
   
   
4. Doorloop de wizard door een aantal keer op de knop <Volgende> te klikken, en eventueel aanpassingen te maken in de verschillende stappen. Doe dit naar eigen inzicht.
   
   In Access 2010 kun je bijvoorbeeld de kolom Trainingsdatum omzetten van Tekst naar Datum/Tijd.
   
   
5. Bepaal of je een sleutelveld wilt aanmaken, of dat door Access wilt laten doen. In dit geval is nog geen sleutelveld nodig, dat maken we later
6. Noem de tabel DuikLeden_Import
7. Sluit de wizard af door in de laatste stap op <Voltooien> te klikken

In het forum vind je onder deze link het bestand; dit kun je downloaden om zelf om te zetten naar tabellen.

Een tabel maken vanuit de Import tabel

Zoals al eerder geconstateerd, zitten er in het importbestand kolommen met herhalende gegevens. Deze gaan we uit de tabel halen, en in een eigen tabel zetten. Als voorbeeld een simpele tabel (want er zit maar één kolom in), de kolom [SoortTraining].

We voeren de volgende stappen uit:

1. Maak een nieuwe query aan.
   In Acces 2003: groep Query’s, knop <Nieuw>, <Ontwerpweergave>
   In Access 2010: menu <Maken>, knop <Query-ontwerp>
2. Selecteer de tabel <DuikLeden_Import> en klik op <Sluiten>
3. Dubbelklik op het veld [SoortTraining], of sleep het veld naar het queryraster.
   
   
4. Rechtsklik in het query venster naast de tabel en kies uit het snelmenu de optie <Eigenschappen>
5. Kies bij de optie <Unieke waarden> de optie <Ja>
6. In Access 2003:
   Kies in het menu <Query> de optie <Tabelmaak query> (kan ook via het snelmenu)
   Klik in Access 2007/2010 op de knop <Tabel maken>
7. Geef de nieuwe tabel de naam <tblSoortTraining> en klik op de knop <Uitvoeren>
   De tabel wordt aangemaakt, en kun je zien in de navigatiebalk in Access 2007/2010.
   In Access 2003 moet je eerst naar het menu <Venster>, optie 1 om de tabellen te zien.
8. Klik met de rechter muisknop op de tabel tblSoortTraining en kies <Ontwerpweergave>
9. Maak een nieuw veld aan met de naam [TrainingSoortID], en kies het Gegevenstype <Autonummering>. Klik op de knop <Primaire sleutel> om het nieuwe veld als sleutel te definiëren.
10. Sluit de tabel en sla de wijzigingen op.

Nu we een tabel hebben met unieke trainingstypen, kunnen we verder gaan met het vervangen van het tekstveld [SoortTraining] in de tabel DuikLeden_Import door een nieuw veld, [TrainingSoortID]. Dit wordt logischerwijs een numeriek veld, want we hebben in de tabel tblSoortTraining hetzelfde veld aangemaakt als Autonummerveld.

1. Open de tabel DuikLeden_Import in Ontwerpweergave en voeg een numeriek veld toe met de naam [TrainingSoortID]. Let er op dat het veldtype Lange Integer is
2. Maak een nieuwe Query aan van het type Bijwerken
   Access 2003: Menu <Query>, optie <Bijwerkquery>
   Access 2007/2010: knop <Bijwerken>
3. Voeg de tabellen Duikleden_Import en tblSoortTraining toe aan de query
4. Sleep het veld SoortTraining uit tblSoortTraining naar het veld SoortTraining in de tabel Duikleden_Import.
5. Sleep het veld TrainingSoortID uit Duikleden_Import naar het queryraster. Typ in de regel <Wijzigen in> [tblSoortTraining].[TrainingSoortID]
6. Klik op de knop <Uitvoeren> om de records bij te werken
7. Hernoem de tabel Duikleden_Import naar tblTraining
8. De laatste stap is nu het verwijderen van het veld SoortTraining uit de tabel tblTraining. Dat is nu tenslotte niet meer nodig.

Opdracht

• Splits de tabel Duikleden_Import op in andere brontabellen. Bedenk hierbij dat je uiteraard ook groepen van gegevens naar een nieuwe tabel kunt verplaatsen. Zo kunnen alle herhalende persoonsgegevens in Duikleden_Import vervangen worden door één veld LidNr. De persoonsgegevens gaan dan bijvoorbeeld naar een tabel tblDuikleden.
• Importeer het Excel bestand Duikleden_Betalingen en splits die ook op in brontabellen. Hernoem de geïmporteerde tabel naar tblBetalingen

Tabellen koppelen

Een hulpmiddel om de gegevensintegriteit in de database goed te kunnen bewaken, is het leggen van Relaties tussen de tabellen. Het doel daarvan is, om ervoor te zorgen dat we in onze werktabellen geen records kunnen aanmaken met niet-bestaande gegevens. Het heeft bijvoorbeeld weinig zin om een artikel te verhuren aan een niet-bestaande klant; niet alleen kun je geen factuur sturen, omdat je geen adres hebt, maar als het artikel nooit wordt teruggebracht kun je de klant ook niet meer traceren.

Als je de vorige oefeningen hebt uitgevoerd, heb je een aantal brontabellen gemaakt waarvan het sleutelveld terugkomt in de tabellen tblTraining en tblBetalingen. Er is bijvoorbeeld nu een relatie tussen de tabel tblSoortTraining en tblTraining. Één van de basisprincipes van een goede database behelst dat je in gerelateerde tabellen geen gegevens opslaat die niet voorkomen in de brontabellen. In het bovengenoemde voorbeeld hebben we in de tabel tblSoortTraining 4 verschillende typen trainingssoorten. Deze zijn genummerd van 1‑4. In de tabel tblTraining mogen we dus alleen maar de waarden 1, 2, 3 en 4 opnemen. Vul je in het veld TrainingSoortID de waarde 5 in, dan is dat een ongeldige waarde; we hebben namelijk geen trainingssoort met het ID-waarde 5.

Voorkomen dat ongeldige waarden worden ingevuld noemen we in de database <Referentiële Integriteit afdwingen>. We regelen dat in het venster Relaties.

Relaties maken tussen tabellen

Koppelingen leggen tussen tabellen doe je, net als met queries met meerdere tabellen, door velden naar elkaar te slepen. Deze velden moeten van hetzelfde type zijn, anders kun je ze niet koppelen.

In Access 2003 open je het venster Relaties met de knop Relaties in de knoppenbalk, of via het menu <Extra>, <Relaties>. In Access 2007/2010 klik je op de knop Relaties in de werkbalk <Hulpmiddelen voor databases>.

Je moet eerst tabellen toevoegen aan het venster. Als er nog geen tabellen staan, zal Access het venster <Tabellen weergeven> laten zien. Hier selecteer je de tabellen die je nodig hebt. Als je later extra tabellen wilt toevoegen klik je op de knop <Tabellen weergeven>.

De volgende stap is het slepen van het koppelveld uit de eerste tabel naar het overeenkomende veld uit de andere tabel. Het maakt niet uit vanaf welke tabel je begint met slepen; zolang je de juiste velden sleept, kan Access de goede koppeling maken.

Relatie zonder <Referentiële integriteit afdwingen>

In het voorbeeld gaan we het veld SoortTrainingID koppelen aan TrainingSoortID.

Je ziet, om te beginnen, de twee velden die moeten worden gekoppeld. Erboven zie je de namen van de tabellen waar ze uit afkomstig zijn. Als je het (sleutel)veld per ongeluk op een verkeerd veld hebt losgelaten, kun je alsnog het juiste veld selecteren uit de keuzelijst(en).

Hoewel het niet mijn gewoonte is om mensen iets verkeerd aan te leren, maak ik voor deze keer toch een uitzondering. We klikken dus op de knop <OK>. In het venster Relaties ziet de koppeling er zo uit:

Tussen de velden loopt een dunne lijn. Deze koppeling is volkomen onbruikbaar. Doordat er geen Referentiële integriteit is tussen de tabellen, kun je net zo goed SoortTrainingID koppelen aan het veld Duikbril. Er wordt toch niet gecontroleerd of de gegevens juist zijn. En dat is nu net wèl de bedoeling van de koppeling...

Als je in een database dit soort koppelingen tegenkomt, weet je dus dat er iets verkeerd is. In dit geval kun je dubbelklikken op de verbindingslijn, en de koppeling alsnog correct instellen.

Relatie met <Referentiële integriteit afdwingen>

Het belangrijkste onderdeel in het venster Relaties bewerken is dan ook het selectievakje <Referentiële integriteit afdwingen>. Hiermee stellen we in dat er in de tabel tblTraining geen waarden mogen worden opgeslagen die niet voorkomen in de tabel tblSoortTraining.

Zoals hiervoor al is uitgelegd, heeft het ook niet zoveel zin om waarden op te slaan van niet-bestaande trainingssoorten. Als je behoefte hebt aan meer soorten, dan voeg je die eerst toe aan de tabel tblSoortTraining, waarna je ze kunt selecteren in de tabel tblTraining. We zullen later zien hoe we hier gebruik van gaan maken op onze formulieren.

In bijgaand voorbeeld is de optie <Referentiële integriteit afdwingen> wèl aangevinkt. Tegelijk met het aanvinken worden de twee overige opties in het menu actief. Deze zijn, afhankelijk van het doel van de tabellen, soms bruikbaar,en soms minder.

• De optie <Gerelateerde velden trapsgewijs bijwerken> is handig als je in je Brontabel (in het voorbeeld: de tabel tblSoortTraining) zelf de nummers bepaalt. Bijvoorbeeld door een ID te genereren op basis van een jaartal, maandwaarde en een volgnummer. Access kan dit soort sleutelvelden niet voor je maken, dus daar maak je meestal zelf een functie voor. Dit wordt later in de cursus dan ook behandeld.
  Als je zelf dus een nummer aanmaakt, en later besluit dat het toch anders moet, omdat je bijvoorbeeld cijfers tekort komt, en het nummer wilt uitbreiden, zou je de situatie creëren dat in de gekoppelde tabel de verwijzingen naar de brontabel niet meer kloppen. In de gekoppelde tabel heb je tenslotte nog de oude nummers staan. Door dit vinkje aan te zetten zorg je ervoor dat in alle gekoppelde tabellen de nummers ook worden bijgewerkt, en dat kan uiteraard veel werk schelen.
  Opmerking: als het sleutelveld van het type Autonummering is heeft het aanzetten van het vinkje geen zin, omdat Autonummering niet kan worden aangepast. Een recordID zal in dat geval dus nooit veranderen.
• De optie <Gerelateerde records trapsgewijs verwijderen> is in potentie een heel gevaarlijke instelling. Hiermee stel je namelijk in dat records uit gekoppelde tabellen worden verwijderd, als het bijbehorende bronrecord uit de brontabel wordt verwijderd. Neem bijvoorbeeld een tabel tArtikelen, met verschillende artikelen van verschillende leveranciers. Als een artikel niet meer leverbaar is, en je zou het record verwijderen met deze optie aangevinkt, dan zou je ook ineens in de tabel tBestellingen alle records van dit artikel verwijderen! En dan klopt er ineens niks meer van je administratie!
  Bedenk dus, als je deze optie wilt gebruiken, of het je database niet vernielt. Er zijn overigens voldoende voorbeelden te bedenken, waar deze optie erg handig kan zijn, zeker in de testfase van je database.

Verschillen in soorten relaties

Onder in het venster zie je wel type koppeling er wordt gemaakt. Er zijn drie hoofdvarianten:

• Eén-op-veel relatie
• Eén-op-één relatie
• Veel-op-veel relatie

De meest gebruikte hiervan is de Eén-op-veel relatie. Deze relatie wordt gemaakt als je een sleutelveld van de brontabel sleept naar het overeenkomende veld in de gerelateerde tabel. In spreektaal zeg je eigenlijk: in mijn brontabel heb in allemaal unieke records, die in de gekoppelde tabel veel keer voor mogen komen. Een duiklid bijvoorbeeld, met een uniek lidnummer, maar vele keren meedoen aan trainingen. Derhalve bestaat er een één-op-veel relatie tussen tblDuiklid en de tabel tblTraining.

Je herkent een één-op-veel relatie aan het cijfer 1 aan de kant van de tabel met het sleutelveld, en het ∞ teken aan de veelkant.

Een één-op-één relatie maak je als je de twee sleutelvelden van de te koppelen tabellen aan elkaar koppelt. Normaal gesproken niet zo’n heel nuttige relatie, want je zegt er dus mee: er mag in beide tabellen maar één record zijn van de overeenkomende velden. Toch kan het een bruikbare relatie zijn. Denk bijvoorbeeld aan een tabel met gegevens van Bestuursleden, zoals beloning en rechten. Deze gegevens wil je niet opslaan in de Duiklid tabel, omdat iedereen daar bij zou moeten kunnen. Dus maak je een aparte tabel voor Bestuursleden. Uiteraard is elk bestuurslid één persoon, dus je neemt in deze tabel het Lidnummer op als sleutelveld. Ga je deze tabellen koppelen, dan wordt dit dus een één-op-één relatie, omdat in beide tabellen het veld Lidnummer voorkomt als sleutelveld.

De véél-op-véél relatie

De derde variant kan op twee manieren voorkomen: als je een koppeling maakt tussen twee niet-sleutelvelden, of als je een koppeling bekijkt tussen drie tabellen met tussen elk paar van twee tabellen een één-op-veel relatie. De laatste variant komt veelvuldig voor, en is daarom belangrijk voor de database. Bekijk bijvoorbeeld eens het volgende plaatje:

Tussen tblDuikLeden en tblTraining bestaat een één-op-veel relatie; elke persoon kan deelnemen aan meerdere trainingen. De andere koppeling ligt tussen tblDuikPlaatsen en tblTraining. Deze houdt in, dat elke plaats waar gedoken wordt, meerdere keren mag voorkomen in de tabel tblTraining. (verklaar dit zelf…). Tussen de tabellen tblDuikleden en tblDuikPlaatsen bestaat nu een veel-op-veel relatie: Veel duikleden kunnen duiken op veel plaatsen. Oftewel: elk duiklid kan meerdere keren meedoen aan een training, en die training kan op veel verschillende plaatsen gehouden worden.

Misschien was het nog niet opgevallen, maar de tabel tblTraining heeft een sleutel die is opgebouwd uit drie velden: DuikledenID, Aanwezigheidsdatum en Duiktijd. Oftwel: elk record is uniek op basis van Persoon, datum en trainingstijd. Je zou een sleutel kunnen maken van de velden DuikledenID en Aanwezigheidsdatum, maar daarmee beperk je het aantal trainingen dat iemand mag doen op één dag tot precies één. Door ook de trainingstijd erbij te nemen, kan een lid dus meerdere keren op een dag een training volgen, mocht dat gewenst zijn.

Eén knop heb ik met opzet nog niet genoemd: de knop <Jointype>. Met het venster achter deze knop kun je aangeven hoe de gegevens moeten worden gekoppeld. In Access termen heet dat: het Join type. In het scherm Relaties is het niet aan te bevelen om de standaard koppeling te veranderen; straks gaan we dat wèl doen bij het maken van queries. Op dit moment is het echter niet aan te bevelen om het Join type te veranderen.

Problemen bij het maken van relaties

Er zijn verschillende oorzaken aan te wijzen als je geen koppeling kunt maken met <Referentiële integriteit afdwingen> aangevinkt. Als je dat tegenkomt, moet je eerst het probleem verhelpen, want het heeft dus zoals eerder uitgelegd geen zin om een koppeling te maken zonder dat je Referentiële integriteit afdwingt. De twee belangrijkste redenen voor het mislukken van de koppeling zijn:

• Je probeert bijvoorbeeld een tekstveld uit de ene tabel te koppelen aan een numeriek veld uit de andere tabel. In essentie geldt: je moet alleen velden aan elkaar koppelen van hetzelfde gegevenstype. Probeer je het toch, dan zal Access waarschuwen dat de relatie niet gemaakt kan worden met Referentiële integriteit. Verander het veldtype van het niet-sleutelveld (dit is meestal de oorzaak) en kies voor dit veld hetzelfde type als het sleutelveld.
• In de te koppelen tabel staan gegevens die niet voorkomen in de brontabel. Een logisch voorbeeld is, dat je geen trainingen zou moeten vastleggen voor personen die geen lid zijn van de club. In de tabel Trainingen mag je dus alleen maar lidnummers invullen van bestaande ledennummers.
  De oplossing is tweeledig: vul de gegevens aan in de brontabel, of verwijder de gegevens uit de te koppelen tabel. Je kunt deze records opzoeken met de wizard Niet-gerelateerde records. Deze query laat bijvoorbeeld precies zien welke ledennummers geen referentie hebben naar een persoon in tblDuikLeden. Deze nummers moet je dus toevoegen, of verwijderen. Beide opties kunnen correct zijn, afhankelijk van je gegevens.

Als bovenstaande problemen op deze manier zijn verholpen, kan de relatie meestal wel worden gelegd, en is de database weer in orde.

Samenvatting

In dit hoofdstuk heb je geleerd hoe je een basistabel uit Excel kunt importeren in Access, en deze kan opsplitsen in verschillende brontabellen. Om de tabellen aan elkaar te kunnen koppelen, maak je in de nieuwe tabel sleutelvelden aan en voeg je dit veld vervolgens toe aan je gegevenstabellen. In de volgende stap ga je vervolgens de tabellen aan elkaar koppelen.

Een goede database heeft goede en correcte koppelingen tussen de diverse tabellen. Hiermee vergroot je de stabiliteit van de gegevens, en zal de kans op problemen aanzienlijk afnemen. Omgekeerd, als je verkeerde koppelingen maakt in je database, is er geen goede controle op de juistheid van je gegevens. Het resultaat is dan dat je gegevens opslaat die later niet terug te vinden zijn in je brontabellen, met (bijvoorbeeld) als gevolg dat je geen goede facturen kunt maken of op de juiste manier contributie kunt innen.

Opdracht

• Splits de tabel Duikleden_Import op in andere brontabellen. Bedenk hierbij dat je uiteraard ook groepen van gegevens naar een nieuwe tabel kunt verplaatsen. Zo kunnen alle herhalende persoonsgegevens in Duikleden_Import vervangen worden door één veld LidNr. De persoonsgegevens gaan dan bijvoorbeeld naar een tabel tblDuikleden.
• Maak een model voor de database van het Duikcentrum. Maak in ieder geval díe tabellen waarvan jij vindt dat die nodig zijn in de database.
• Koppel alle brontabellen op de juiste manier aan de gegevenstabellen. Als een relatie niet te maken is, onderzoek dan wat daar de oorzaak van is, en verbeter die.
• Vul de tabellen met een aantal records, om te controleren of de gegevens op de juiste manier zijn in te vullen. Verbeter de tabellen als dat nodig is.

Volgende Aflevering

In de volgende aflevering gaan we op basis van een voorbeeld database de structuur van de database verder verfijnen, en beginnen we met het maken van een Frontend en een Backend database.

Tevreden over onze nieuwsbrief?

Auteur: Redactie

Onze Tips & Handleidingen april

Auteur: profpc

Ook deze maand vind je weer een editie van de Tips en Handleidingen, waar je onder andere een overzicht krijgt van de laatst geplaatste software in de sectie Handige Software.

Bij sommige programma's is het mogelijk dat je een PDF-handleiding kunt downloaden en eventueel kunt uitprinten. De handleidingen komen van het Handleidingen-forum van Helpmij.nl vandaan. Als er een handleiding beschikbaar is in PDF bij een programma, dan kun je dit gemakkelijk herkennen doordat er "Download hier de handleiding:" eronder vermeldt staat.

Toetsenbord indeling (gebruik van ctrl+shift) uitschakelen
Gemaakt door Megabyter
Hier legt gebruiker Megabyter uit hoe je problemen met de toetsenbordindeling kunt verhelpen.

Hardcopy
Gemaakt door Radovan Bierens
Voor het maken van een snelle printscreen.

Excel: minder bekende functies
Gemaakt door CorVerm
Voor een aantal functies die je vaak over het hoofd ziet.

Hieronder vind je de geplaatste softwareprogramma's van de vorige maand:

Wil je meer Handige Software zien? Kijk dan in de sectie Handige Software waar er op dit moment al 560 softwareprogramma’s in staan! In deze editie plaatsen we ook een greep van programma's uit de Handige Software-sectie:

Gadgets

Auteur: ErpCity

In mei gaat de grote Helpmij Fotowedstrijd weer van start. Een aardige camera om een gooi naar de prijzen te doen is deze nieuweling van Nikon, de Coolpix S9100.

Deze compactcamera heeft veel mogelijkheden maar men hoeft beslist geen "raketgeleerde" te zijn om hem te bedienen.  Dit 12,1 megapixel toestel beschikt over een 25 mm groothoeklens met 18x optische zoom (vergelijkbaar met een 450mm kleinbeeldlens) en Hybrid VR beeldstabilisatie. De prijs is ongeveer € 270.

Intel presenteert derde generatie SSD: de Intel Solid-State Drive 320 serie

Derde generatie Intel SSD 320 Serie is gebaseerd op 25nm flashgeheugen.

De Intel SSD 320 serie is beschikbaar in 40GB, 80GB, 120GB, 160GB en nieuwe, hoge capaciteit versies van 300GB en 600GB. De nieuwe SSD's werken met de 3 gigabit-per-seconde SATA II-interface. De schrijfsnelheid is meer dan verdubbeld ten opzichte van de tweede generatie ( tot 220 megabyte per seconde). Dit zorgt voor merkbaar betere prestaties bij multitasking.

Er waren al "sounddocks" voor iPod's en iPhones en men kon er dus op wachten, zeker gezien de enorme aantallen iPad's die in ongeveer één jaar over de toonbank zijn gevlogen, dat er voor dat apparaat ook zo'n dock zou verschijnen. En jawel, en niet van de minste fabrikant: JBL.

De JBL OnBeat! Dankzij een handig mechanisme op deze JBL OnBeat kan de iPad van verticale positie naar horizontale positie worden gedraaid voor als je bijvoorbeeld naar een film wilt kijken. Het apparaat heeft een video-uitgang (composiet) zodat je het gemakkelijk aan een grootbeeldscherm kunt koppelen, evenals een 3,5mm audio-ingang en USB-poort voor het aansluiten van andere geluidsbronnen. De OnBeat fungeert ook als oplader en wordt geleverd met een afstandsbediening. Uitgangsvermogen: 2 x 7,5 Watt

GSM toestellen krijgen steeds meer functies. De handleidingen bij die apparaten tellen soms meer dan 280 pagina's. Vastgesteld is dat een doorsnee gebruiker nog geen 20% van de mogelijkheden benut. Even simpel een "belletje plegen" vraagt meerdere handelingen: toestel uit standby halen, scherm deblokkeren, menu kiezen, naar de naam scrollen, juiste nummer kiezen... Maar wat nu als je al deze functies helemaal niet wilt? Of niet nodig hebt? Als je gewoon een simpel toestel wilt hebben met fatsoenlijke toetsen en verder geen grappen, grollen of fratsen? Dan is er de John's Phone!

De John's Phone is een volwaardig Quadband toestel waarmee je overal ter wereld (behalve in Japan en Zuid-Korea) kunt bellen. Alle functies op een rij: de telefoon kan bellen en ophangen, harder en zachter, aan en uit of op slot. Onder iedere nummertoets kan een voorkeursnummer worden opgeslagen. Daarom is John's Phone ook uitermate geschikt als mobiele telefoon voor kinderen Dit (simlockvrije) toestel is in vijf kleuren verkrijgbaar, simpel in het gebruik, heeft maar liefst één ringtone en is spatwaterbestendig. De standby tijd is ongeveer drie weken. In de achterkant van het toestel zit een klepje met een adresboekje en een pen.

Bij de John's Phone wordt zowel een netstroom adapter als een USB-kabel (voor opladen via pc of laptop) meegeleverd. Het toestel kost ongeveer € 70 (afhankelijk van de gekozen kleur). Een oortelefoon zit er ook bij voor dat geld!

Rectificatie

Auteur: femke98

Bij mijn vorige artikel over het installeren van de Ubuntu Netbook Edition is de bronvermelding vergeten. Deze is Basiscursus Ubuntu.

Overigens is het artikel niet in zijn geheel overgenomen, maar de hoofdzaken zijn overgenomen vanuit deze basiscursus. Plus uiteraard de ervaring van mijzelf, die is toch echt van mijn eigen hand.

Met excuus van mij,
femke98.

Ubuntu en de belastingdienst

Auteur: femke98

Ubuntu en de belastingdienst

Het lijkt een titel voor een stripboek maar het is een verhaal apart, of een apart verhaal. Het is maar hoe je het bekijken wilt.

Ik weet, dit had ik eigenlijk beter vorige maand kunnen schrijven, maar ja...............aangezien ik zelf ook vrij laat was met de aangifte, doe ik het nu maar.

Dit is een handleiding hoe je het belastingformulier kan installeren op Ubuntu en mijn review hierop. Ik verwachtte geen problemen, omdat het vorig jaar en dat jaar daarvoor redelijk goed ging.

Eerst de handleiding hoe te installeren.

Ga naar de belastingdienst: http://www.belastingdienst.nl/ en ga dan naar Downloaden & bestellen.

Selecteer daar het onderwerp Belastingaangifte 2010 en klik dan op de link http://www.belastingdienst.nl/download/2749.html

Heel belangrijk: download daar de bovenste optie, de gz dus.

Pak daarna het geheel uit, maar laat hem niet in de downloadmap staan (als je daar alles laat binnenkomen).

Wanneer je hem verplaatst hebt naar je homemap (voorbeeld is: /home/femke/ib2010/bin), klik je op de map en klik daarna op de submap BIN. Dubbelklik op IB2010UX. Het programma gaat beginnen. Schrik niet als je maar een heel klein dingetje ziet verschijnen op je bureaublad, geen idee waarom het programma zo klein opstart, maar je kan het dus even handmatig vergroten.

Helaas start het programma heel traag op en bij oudere pc's zal dat nog trager zijn. Geduld is dus een schone zaak.

Je krijgt eerst een venster waarop staat of je de gegevens van 2010 alvast wilt laten invullen, je kan dan kiezen tussen JA of NEE.

Laten we eens op JA klikken. Je krijgt dan weer een venster wat zegt dat de beveiligde downloadsite geopend wordt in de geopende browser, waarna het programma sluit. Klik op OK.

De vraag voor wie wilt u het laten invullen, spreekt voor zich. Vink iemand aan, klik op akkoord en ga daarna met inloggen verder via de DigiD.

Wanneer je bent ingelogd, klik op 'Gegevens 2010 downloaden'. Na het downloaden worden de gegevens getoond in het aangifteprogramma.

Het downloadvenster zal zeggen dat hij het bestand opslaat, kies voor de map waar ook IB2010 staat. Dus voorbeeld /home/femke/ib2010. Zorg ervoor dat het bestand wordt geopend met de belastingdienst ib2010ux. Wanneer dat niet automatisch gaat, dan even met rechts klikken op het bestand en bij eigenschappen en openen met..., even de ib2010ux file zoeken, zodra het goed opstart.

Nu had ik het op de ene pc dat er een venster kwam die zowel leeg als transparant was. Als je dat ook krijgt, klik dan even op Venster maximaliseren , dan opent het wel goed. Op mijn andere pc en op de pc waar ik deze nieuwsbrief heb gemaakt, waren de letters niet echt makkelijk te lezen.

Goed, waar waren we gebleven. Oh ja, je hebt het document geopend en het venster vergroot, mocht dat nodig zijn. Daarna klik je dus op Gedownloade gegevens van.....Er verschijnt een venster, je kijkt het even na en klikt op akkoord. Klik dan op "verder" en het feest kan beginnen.

Mijn review.

Ik heb het echt geprobeerd om het in te vullen met Ubuntu maar:

1. De voor ingevulde gegevens gingen moeilijk open in het document

2. De voor ingevulde gegevens zijn zeer moeilijk leesbaar,

3. Als je wat aanvinkt, dan lijkt het achteraf of je het verkeerde hebt ingevuld. Dus JA lijkt op NEE en vice versa.

Ik vind het jammer want zoals ik in het begin vertelde, verwachtte ik geen enkel probleem met het installeren en invullen van de aangifte over 2010. Nu heb ik hier thuis een notebook met Xp erop (voor gevalletjes zoals dit bijv.) en heb ik deze maar gebruikt voor het invullen.

Het hoeft bij jullie niet zo te gaan en daarom adviseer ik jullie om het gewoon te proberen. De ene pc is de andere niet en ook de mens verschilt, want de één kan het wel goed lezen of vind het niet zo'n probleem. Het ligt uiteraard niet aan Ubuntu dat het niet zo heel goed werkt.

Kijk, de belastingdienst doet zijn best om het voor Linux-gebruikers tegemoet te komen. Dat zouden meer bedrijven moeten doen!! Maar het blijkt dus nog niet zo eenvoudig om een goed en bruikbaar programma te maken voor Linux bakken en dus heeft de belastingdienst nog een hoop te leren. Al met al zie ik wat dat betreft, de toekomst rooskleurig in!!

Veel succes en groetjes van femke98.

DocShield voor het maken van een back-up van al je bestanden

Auteur: CorVerm

Meten is weten... Zo houd je gemakkelijk een logboek bij!

Auteur: Chris Vermeulen

Postvak-in

Auteur: Redactie

In onze vaste rubriek beantwoorden we vragen en plaatsen we reacties van onze lezers.